Proceso comercial: Cómo hacerlo visible para planificar mejor

Sobre una de las paredes de BIARQ había decenas de post-its. Cada uno representaba una tarea que se realizaba desde la llegada de un potencial cliente hasta el inicio de la producción de un stand.

Algunas actividades eran conocidas por todo el equipo. Otras, solamente por la persona que las realizaba. También aparecieron pedidos de información, validaciones y decisiones que parecían pequeñas de manera aislada, pero resultaban indispensables para avanzar.

Cuando las tareas comenzaron a ordenarse, se volvió visible algo frecuente en muchas empresas: el proceso comercial existía, pero su mapa estaba distribuido entre distintas personas.

En las organizaciones que crecen, gran parte del conocimiento suele permanecer en la experiencia individual, en conversaciones informales o en formas de resolver que se fueron construyendo con el tiempo. El trabajo avanza, pero pueden aparecer retrabajos, información que llega tarde, decisiones que regresan reiteradamente a la Dirección o dificultades para identificar dónde se origina un problema. Si resonás con esta situación, leer esto te puede interesar. 

Por eso, antes de planificar, es necesario construir una comprensión compartida alrededor de tres preguntas centrales:

• ¿Cómo funciona realmente hoy el proceso?
• ¿Qué información necesita cada etapa para avanzar?
• ¿Qué oportunidades y dificultades se repiten?

Estas preguntas fueron el punto de partida de la Jornada de Planificación Comercial Ágil que diseñamos y facilitamos desde Infocus para BIARQ.

A través de metodologías ágiles, buscamos hacer simple lo complejo: ordenar información dispersa, integrar las miradas del equipo y convertir su experiencia en una base concreta para decidir.

Planificación comercial: por qué primero hay que comprender el proceso real 

Cuando una empresa decide planificar su estrategia comercial, es habitual que las primeras conversaciones giren alrededor de los objetivos: cuánto quiere vender, qué clientes busca alcanzar o qué acciones debería implementar.

Sin embargo, existe una pregunta previa que no siempre se formula: ¿La organización comprende realmente cómo funciona hoy su proceso comercial?

No solamente cómo debería funcionar, sino qué sucede en la práctica desde que aparece una oportunidad hasta que el proyecto se confirma y comienza a ejecutarse.

Responder esta pregunta puede revelar información determinante para cualquier planificación.

Cómo vender mejor: rentabilidad, cliente ideal y capacidad operativa 

Uno de los principales aprendizajes de la jornada fue que no todos los clientes ni todos los proyectos aportan el mismo valor.

Una oportunidad comercial también debe analizarse por el tiempo que demanda, el nivel de intervención que requiere, su potencial de continuidad, su aporte al posicionamiento y su alineación con la capacidad del equipo.

De allí surgió una conclusión relevante: planificar comercialmente no implica preguntarse solamente cuánto quiere vender la empresa, sino también qué quiere vender, a qué tipo de clientes y bajo qué condiciones.

Cliente ideal: cómo definirlo y por qué es importante tenerlo claro

Más allá de la intuición o de la experiencia acumulada, toda empresa necesita responder una pregunta clave: ¿qué tipo de cliente y de proyecto realmente le conviene? Trabajar sobre el Ideal Customer Profile (ICP), o perfil de cliente ideal, permite transformar esa percepción general en una definición más clara y compartida.

A través de dinámicas participativas, BIARQ integró las miradas comerciales, técnicas y operativas para analizar qué implica trabajar con distintos tipos de clientes. El resultado fue un primer marco común para reconocer oportunidades alineadas con la empresa, identificar señales positivas y anticipar posibles dificultades.

Cuando el perfil de cliente ideal permanece implícito, las decisiones dependen de percepciones individuales. Cuando se hace explícito, se construye en conjunto y se transforma en una herramienta concreta para orientar la estrategia y la acción comercial.

Planificar desde adentro: procesos, equipos y decisiones 

La experiencia de BIARQ mostró que planificar no siempre comienza mirando hacia adelante. Muchas veces, el primer paso es detenerse, comprender cómo funciona hoy la organización y transformar lo que cada persona sabe en una mirada compartida.

Este tipo de jornadas puede aplicarse a desafíos clave que impactan directamente en el crecimiento del negocio:

• transformar el proceso comercial para vender con mayor claridad, foco y previsibilidad;
• optimizar la experiencia del cliente, asegurando un seguimiento ordenado y profesional en cada etapa;
• alinear equipos y áreas para reducir fricciones y acelerar la toma de decisiones;
• definir roles y responsabilidades que potencien la autonomía sin perder coordinación;
• mejorar la planificación y ejecución de proyectos para cumplir plazos con mayor eficiencia y control.

El punto de partida cambia según cada empresa, pero la necesidad suele ser la misma: hacer visible lo que hoy se encuentra distribuido entre personas, integrar miradas y construir una base concreta para decidir cómo avanzar.

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El camino hacia una empresa ágil

Convertirse en una empresa ágil implica desarrollar una forma de trabajo capaz de integrar distintas miradas, hacer visible la información, aprender de la experiencia y ajustar las decisiones a medida que los proyectos avanzan.

Las metodologías ágiles permiten abordar desafíos complejos mediante objetivos claros, ciclos breves de trabajo y resultados concretos. Así, los equipos pueden construir respuestas de forma colaborativa, revisar lo realizado y avanzar sin depender de que todas las definiciones estén resueltas desde el inicio.

Después del encuentro, desde BIARQ destacaron especialmente el valor del formato participativo y la cantidad de material generado para continuar trabajando.

Una jornada como esta puede ser el punto de partida para incorporar esta forma de trabajo en distintos procesos de la organización.